خرید لوازم اداری و شرکت

خرید لوازم اداری و شرکت از جمله مواردی است که هنگام احداث شرکت و یا ارتقاء کیفیت لوازم مورد نیاز در آن یکی از موارد چالشی خواهد بود چرا که در صورت به روز بودن و مدرن بودن این لوازم اداری علاوه بر مجهز شدن فضای کاری، بر زیبایی محیط نیز تاثیرگذار خواهد بود. همان طور که میدانید خرید لوازم اداری و شرکت همانند خرید لوازم منزل فوری و یا حتی خرید لوازم چوبی و مبلمان با توجه به نوع مکان و محیط کاربردی، متفاوت می باشد؛ اما در این میان برخی از این لوازم نیز که برای شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرند دارای شباهت های یکسان و مشترکی هستند. در ادامه فهرستی از اقلامی که در خرید لوازم اداری و شرکت مورد نیاز می باشند را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

چک لیستی از اقلام ضروری در خرید لوازم اداری و شرکت

همانگونه که می‌دانید خرید لوازم اداری و شرکت می تواند دارای دسته بندی های مختلفی باشد که با توجه به هر بخش از ادارات، این دسته بندی ها مشترک و یا متفاوت خواهند بود. مانند: خرید لوازم تحریر، لوازم دیجیتالی، خرید لوازم گرمایشی و سرمایشی خرید لوازم گرمایشی و سرمایشی، لوازم بهداشتی و آشپزخانه و همچنین تجهیزات ایمنی و دکوراسیون اداری.

لوازم تحریر مورد نیاز ادارات و شرکت ها

با توجه به گسترش تکنولوژی و حذف شدن رفته رفته کاغذ، اکثر ادارات به بایگانی کردن اطلاعات به صورت آنلاین روی آورده اند. در این میان برخی از لوازم مورد نیاز هستند که علاوه بر داشتن قیمت مناسب، نگهداری اسناد را آسان تر کرده و امکان از بین رفتن آنها را به حداقل می رساند.

برخی از این لوازم دم دستی و قیمت مناسب عبارتند از:

لوازم تحریری مثل: خودکار، مداد، کاغذ یادداشت، ماژیک، منگنه، سوزن منگنه، ماژیک هایلایت، چسب، پایه چسب، گیره کاغذ، گیره پوشه، قیچی و کلاسور

اقلام دیگری که در خرید لوازم اداری و شرکت می توانند مفید و کارآمد باشند نیز به شرح زیر می باشند:

کاغذ چاپ، دفترچه برنامه ریزی، تقویم رومیزی، ماشین حساب اداری، کش نگهداری پول، ارگانایزر میز و جوهر پرینت.

در صورتی که نسبت به خرید لوازم اداری و شرکت اقدام می کنید نباید از خرید برخی لوازم و وسایل نگهداری که برای اسناد و مدارم مورد استفاده قرار می گیرند غافل شوید؛ مانند: زونکن، کلیر بوک، قفسه تقسیم‌کننده کشو و کازیه؛
چرا که این لوازم می توانند نقش موثری در نگهداری اسناد بایگانی شده داشته باشند و به وسیله آنها بتوانید دسته بندی های مرتب تر شده ای را داشته باشید تا در صورت لزوم و نیاز بتوانید به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنید.

چک لیست مهم ترین لوازم دیجیتالی و الکترونیکی

از جمله لوازم الکترونیکی و دیجیتالی که در هنگام خرید لوازم اداری و شرکت از اهمیت زیادی برخوردار هستند و می توانند عملکرد کارمندان را افزایش دهند، عبارتند از:

• خرید لوازم صوتی و تصویری و سیستم های کامپیوتری مانند: لپ تاپ، سیستم های رومیزی، تبلت
• لوازم مورد نیاز شبکه مانند: روتر و وای فای
• لوازم جانبی سیستم های کامپیوتری مانند: دستگاه فتوکپی، اسکنر، پرینتر، هارد اکسترنال، فلش مموری

قابل ذکر است که لوازم صوتی و تصویری و تهیه آنها نیر به بهبود و کیفیت برگزاری جلسات در ادارات و شرکت ها تاثیرگذار هستند که علاوه بر این می توانند ارتباط میان اعضای شرکت ها و ادارات را نیز تسهیل ببخشند.

پیشتر عنوان کردیم که خرید لوازم اداری و شرکت با توجه به داشتن ویژگی های مشترکی که در همه ادارات وجود دارد دارای تفاوت هایی نیز هستند. این تفاوت ها می تواند به موقعیت مکانی ادارات مرتبط باشد چرا که در شهرهای کوچکتر از نظر تعدادی اقلام مورد نیاز کمتری لازم خواهد بود؛ اما بالعکس در شهرهای بزرگتر و مراکز استان ها مانند تهران همانگونه که خرید لوازم منزل در تهران می تواند تجهیز شده تر صورت گیرد، در ادارات و شرکت ها نیز بدین گونه خواهد بود.

اما می بایست به این نکته نیز توجه داشت که با توجه به بودجه تعیین شده ای که توسط دولت برای هر ارگان و اداره ای در نظر گرفته می شود امکان اینکه خرید لوازم اداری و شرکت به صورت نو باشد، هزینه بر تر می باشد.

بر همین اساس یکی از آپشن هایی که می تواند کمک شایانی به حفظ بودجه در نظر گرفته شده و جلوگیری از صرف هزینه های هنگفت داشته باشند خرید از سمساری در تهران خواهد بود.

به عنوان مثال سمساری آنلاین در تهران با توجه به بزرگ بودن این استان و موجود بودن تعداد بیشتری سمساری آنلاین در این شهر می تواند یکی از گزینه های مناسب برای خرید لوازم اداری و شرکت باشد.

نقش مبلمان در خرید لوازم اداری و شرکت

خرید مبلمان اداری می تواند با توجه به ویژگی های متنوع و خاصی که دارا هستند بر اساس فضای ادارات و شرکت ها انتخاب و خریداری شوند. برخی از این لوازم و مبلمان اداری عبارتند از:

• صندلی های اداری چرخ دار
• میز
• لوازم نورپردازی
• پارتیشن های مجزا کننده

در برخی موارد نیز با توجه به وسعت ادارات و یا شرکت ها می توان میز کار و میز مخصوص جلسات را نیز در لیست خرید لوازم اداری و شرکت قرار داد.

خرید لوازم نظافتی و آشپزخانه و شرکت ها

از آن جایی که تعداد ساعات کاری تمام ادارات و شرکت ها در بازه زمانی مشخصی است، این رو کارمندان احتیاج دارند تا در زمان نهار و صرف میان وعده از آشپزخانه و سرویس های بهداشتی در این مکان ها استفاده کنند. بنابراین خرید لوازم بهداشتی و آشپزخانه یکی از موارد مهم و ضروری در خرید لوازم اداری و شرکت می باشد.

قابل ذکر است که این لوازم استفاده عمومی دارند؛ بر همین اساس این موارد را می توان جزئی از خریدهای اساسی در نظر گرفت که به شرح زیر می باشند:

فنجان، آبسردکن های دوقلو، یخچال، اجاق گاز یا مایکروویو، قوری، قهوه ساز، کتری، دستمال توالت، مایع دستشویی، کیسه زباله، محلول لوله باز کن، دستکش زباله، اسپری حشره کش و خوشبو کننده هوا.

تجهیزات ایمنی و دکوراسیون اداری چه نقشی در بهبود فضای کاری خواهند داشت؟

به جرأت می توان گفت که رعایت موارد ایمنی و اولویت قرار دادن آنها در تمام مکان های کاری می تواند علاوه بر حفظ سلامت، از بروز خطرات احتمالی نیز جلوگیری کند. بر همین اساس توجه به این موضوع در هنگام خرید لوازم اداری و شرکت می تواند نقش بسزایی در پیشگیری از وقوع اتفاقات ناگوار و جبران ناپذیر داشته باشد؛ در نتیجه تهیه جعبه کمک های اولیه، وجود آلارم آتش‌سوزی و مونوکسید کربن در محیط، کپسول آتش نشانی و چراغ قوه الزامی خواهد بود.

در مورد دکوراسیون اداری نیز این گونه می توان بیان کرد که توجه به آن می تواند روند کاری کارمندان و بهبود سلامت روان آنان را به همراه داشته باشد؛ به همین منظور وجود گل و گیاه تزیینی، گلدان های کوچک رومیزی، قاب عکس های دارای منظره، پرده های خوش رنگ و شلد و همچنین انجام تزیینات دیواری می توانند نقش این مورد را پر رنگ تر کند.

در زمان خرید لوازم اداری و شرکت باید به چه مواردی توجه داشت؟

خرید لوازم اداری و شرکت شامل بخش های مختلفی خواهد شد که با توجه به هر دپارتمان و بخش در آن اداره و یا شرکت متنوع می باشد و بایستی با در نظر گرفتن نیازهای هر کدام از این قسمت ها نسبت به تهیه این اقلام اقدام نمود.

البته در بیشتر مواقع نیازمندی های لوازم اداری و شرکت ها مشترک هستند و مسئولین تدارکات هر کدام از این ارگان ها می توانند با تهیه انبوه این وسایل تا چندین ماه از خرید ماهانه معاف شوند.

برخی از لوازم اداری و شرکت را که می توان به صورت یک جا خریداری نمود؛ عبارتند از: لوازم تحریر، تجهیزات ایمنی و بهداشتی و یا حتی دکوراسیون اداری که یک یا دو بار در سال می توان نسبت به خرید آن ها اقدام کرد.

البته در برخی مواقع خرید لوازم ادارات و شرکت ها تنها شامل این موارد نیستند و تهیه انواع مبلمان و تجهیزات اداری مانند میز، صندلی و لوازم دیجیتالی و الکترونیکی نیز شامل این چک لیست می باشند.

البته با توجه به بودجه ای که توسط هر ارگان برای خرید این اقلام در نظر گرفته می شود انتخاب به دو صورت امکان‌پذیر است خرید وسایل نو و خرید لوازم دست دوم که خرید لوازم دست دوم می تواند مقرون به صرفه تر باشد چرا که در برخی از سمساری ها مانند سمساری نیک این اقلام به صورت کاملاً نو، تمیز و سالم وجود دارند که مسئولین مربوطه می‌ توانند آنها را با قیمت کمتر و با همان کیفیت لوازم نو خریداری نمایند.

نتیجه گیری

خرید لوازم اداری و شرکت با توجه به نوع ادارات و شرکت ها، روحیه کارمندان، میزان ساعات کاری که کارمندان در این اماکن حضور دارند و همچنین بر اساس بودجه تخصیص یافته به هر اداره و شرکتی متفاوت خواهد بود که رعایت آن ها شرایط را به گونه فراهم خواهد کرد تا کیفیت کار افراد مشغول به کار را افزایش پیدا کرده و بازدهی کاری بیشتری داشته باشند.